Format Text, Paragraphs, and Section - Word 2019 (APTI)

Imam Ibnu Badri APTI 11.32

DAFTAR ISI

Kompetesnsi

Mahasiswa mampu melakukan :
a. Insert test and paragraphs
b. Format text and paragraphs
c. Order and group text and paragraphs

Indikator

Indikator untuk masing-masing kompetensi adalah sebagai berikut :

a. Insert text and paragraphs

Pasting and appending text to documents
Finding and replacing text
Inserting symbols anda special character
Inserting text ia AutoCorrect
Inserting properties & Fields

b. Format text and paragraphs

Formating text by using the replace command
Formatting text by using format painter
Creating word art
Setting word art
Setting paragraph indention & spacing
Displaying content in colomns
Applying styles to text
Clearing formatting and styles

c. Order and group text and paragraphs

Managing page breaks
Managing paragraph break
Creating document section

Materi

a. Insert text and paragraphs

Pasting and Appending text :
Untuk memudahkan pembuatan dokumen, Word menyediakan fasilitas cutting copying dan pasting (potong, salin dan tempel). Untuk memudahkan penggunaan fungsi-fungsi tersebut Word menyediakan fasilitas untuk menampilkan papan clipboard, dengan cara pilih HOME kemudian clipboard seperti ditunjukan pada gambar 1.

Gambar 1 Papan Clipboard

Word juga menyediakan fasilitas untuk menambahkan semua dokumen yang ada pada suatu file ke dokumen lain yang aktif secara langsung. Untuk dapat melaksanakan fungsi tersebut pengguna harus menepatkan cursor pada lokasi dimana dokumen dari suatu file akan disisipkan, kemudian pilih INSERT, Object dan Text from file. Dokumen dari file ditunjuk akan disisipkan di cursor dokumen yang aktif.

Finding and replacing text
Word menyediakan berbagai bentuk pencaria. Bentuk-bentuk pencarian dan juga penggantian (Find an Replace) dapat dilakukan dengan memilih HOME, kemudian Find, Advanced Find dan memilih bentuk-bentuk pencarian melalui find (format) yang berada disisi bawah layar, seperti diperlihatkan pada gambar 2.

Gambar 2 Berbagai Bentuk Pencarian

Inserting symbols and special character
Word menyediakan berbagai simbol dan karakter khusus yang bisa digunakan dalam pengetikan. Untuk menyisipkan simbol dan karakter khusus pengguna memilih INSERT kemudian Symbol, jika simbol yang diperlukan belum tersedia pilih more symbol seperti diperlihatkan pada gambar 3.

Gambar 3 Menyisipkan Simbol

Inserting text via AutoCorrect
Word menyediakan fasilitas untuk memperbaiki kesalahan secara otomatis, untuk dapat mngaktifkan fungsi ini pengguna harus terlebih dahulu mendaftarkan/membuat list kesalahan-kesalahan pengetikan apa saja yang harus diperbaiki dan apa perbaikannya. Perbaikan kesalahhan ini dilakukan oleh Word berdasarkan list yang telah dibuat pengguna. Untuk mengaktifkan fungsi ini pengguna harus memilih FILE kemudian Option, Proofing dan AutoCorrect Option. Pengguna dapat mengetik kesalahan-kesalahan dan perbaikannya pada tabel yang telah disediakan, seperti diperlihatan pada gambar 4.

Gambar 4 Menggunakan AutoCorrect

Inserting properties & fields
Word menyediakan fasilitas properti untuk menyimpan suatu informasi tentang dokumen dalam dokumen. Informasi ini sangat bermanfaat pada saat dilakukan pencarian file dengan eksplorer untuk menemukan dokumen yang memiliki subject tertentu.

Word juga menyediakan fasilitas Field yang dapat digunakan untuk menyimpan suatu nilai menyediakan fasilitas Field yang dapat digunakan untuk menyimpan suatu nilai yang dimungkinkan untuk berubah karena suatu hal tertentu. Contoh dari field ini adalah tanggal, yang akan berubah setiap pergantian hari.

Untuk menyisipkan propertis dan field ini pengguna memilih INSERT kemudian Quick Part . Document property dan field dapat dipilih dari Quick Part ini seperti diperlihatkan pada gambar 5.

Gambar 5 Menyisipkan Properties dan Fields

B. Format text and paragraphs

Formatting text by using the replace command
Selain mempunyai fasilitas pencarian dan penggantian teks dalam dokumen Word juga menyediakan fasilitas untuk melakukan pencarian dan penggantian (find & replace) format huruf, paragraf dan style. Untuk melakukan pencarian dan penggantian tersebut pengguna memilih HOME, find, Advanced Find dan Format seperti diperlihatkan pada gambar 6.

Gambar 6 Pencarian & Penggantian format

Format text by using format painter
Word menyediakan fasilitas format painter yang dapat digunakan untuk menyalin format suatu teks yang dipilih ke teks yang lain. Untuk melakukan penyalinan tersebut pengguna terlebih dahulu harus memilih teks yang akan disalin formatnya. Kemudian memilih HOME, Format Painter, dan menempatkan pada teks tujuan kemudian klik mouse ditekan.

Creating WordArt
Word menyediakan fasilitas WordArt yang dapat digunakan untuk memberikan efek pada teks. Efek tersebut meliputi outline, fills, shadows, reflection, glow effects, beveled edges dan 3 dimentional rotation. Fasilitas WordArt ini dapat digunakan dengan cara pengguna memilih INSERT kemudian WordArt seperti diperlihatkan gambar 7.

Gambar 7 Menggunakan WordArt

Setting paragraph indention & spacing
Word memfasilitas pengguna untuk menempatkan paragraf dalam sebuah dokumen. Untuk menempatkan posisis paragraf tersebut pengguna harus melakukan pengaturan indentation (first, hanging, left dan right). Pengaturan indentation dapat dilakukan seperti pada gambar 8.

Gambar 8 Pengaturan Indentation

Selain indentation Word juga menyediakan fasilitas pengaturan jarak (spacing) dalam satu paragraf dan antar paragraf. Untuk melakukan pengaturan tersebut penggunana memilih HOME kemudian Paragraph.

Displaying content in colomns
Secara default Word menampilkan isi dokumen dalam 1 kolom yang membentang sesuai lebar kertas. Namun demikian word juga menyediakan fasilitas untuk membagi dokumen ke dalam beberapa kolom seperti dalam surat kabar. Untuk membagi dokumen dalam kolom-kolom tersebut pengguna memilih PAGE LAYOUT, Page Setup kemudian Coloums, seperti diperlihatkan pada gambar 9.

Gambar 9 Pengaturan Kolom

Applying style to text dan Clearing formatting and styles
Styles adalah kumpulan format paragraf atau font yang dapat digunakan. Untuk mengaplikasikan suatu styles pengguna memilih teks yang akan diubah styles-nya, memilh HOME, kemudian memilih Styles sesuai yang diinginkan. Untuk mengembalikan styles pengguna memilih Normal. Semua styles dapat dihapus dengan Clear All pada panel styles.

C. Order and group text and paragraphs

Managing page breaks
Secara default Word menyediakan fasilitas untuk memisahkan/memotong dokumen antar halaman secara otomatis. Namun demikian, jika pengguna menginginkan, Word menyediakan fasilitas untuk memotong halaman dalam suatu dokumen secara manual. Untuk melakukan pemotongan halaman secara manual pengguna menempatkan kursor dilokasi yang akan dipotong halamannya, memilih INSERT, kemudian page break, seperti diperlihatkan pada gambar 10.

Gambar 10 Page Break

Untuk menghapus page break yang sudah dibuat pengguna harus menampilkan show/hide ¶ button dan menghapus tulisan page break secara manual.

Managing paragraph break
Word menyediakan beberapa pilihan untuk mengatur pemotongan dokumen saat perpindahan halaman. Pilihan-pilihan adalah :

Widow/Orphan, digunakan untuk menjaga jumlah baris sebelumnya dan setelah perpindahan paragraf lebih dari 1.
Keep with next, digunakan untuk menghindari pemotongan halaman setelah suatu paragraf.
Keep lines together, digunakanan untuk menghindari pemotongan halamn pada satu paragraf.
Page break before, untuk memotong halaman sebelum paragraf. Untuk menentukan pilihan tersebut, pengguna memilih HOME kemudian Paragraph. Seperti diperlihatkan pada gambar 11.

Gambar 11 Pilihan Page Break

Creating document section
Word menyediakan fasilitas section yang merupakan pengelompokan bagian-bagian dokumen dimana bagian dokumen tersebut mempunyai halaman layout yang berbeda-beda. Perpindahan antar section (layout halaman yang berbeda) dilakukan dengan memilih PAGE LAYOUT, pada Page Setup pengguna memilih Break kemudian dipilih tindakan sesuai pilihan yang ada pada section Break seperti pada gambar 12.