Penjelasan Mengenai Tim Inti Organisasi Proyek

Imam Ibnu Badri Manajemen Proyek 18.53

DAFTAR ISI

Tim Inti Proyek

Tim Inti Proyek adalah organisasi yang dibentuk khusus untuk secara penuh bertugas menyelenggarakan pekerjaan proyek yang dipimpin oleh manajer proyek. Anggota tim inti dapat berasal dari dalam organisasi perusahaan itu sendiri atau bila belum sebagai penggerak utama proyek.

Fungsi Team Inti Proyek

Memadukan kegiatan-kegiatan proyek, baik kegiatan atau pekerjaan tersebut dilakukan oleh bidang fungsional di dalam perusahaan itu sendiri ataupun oleh sub kontraktor dan rekanan.
Melakukan komunikasi dan sumber informasi ke dalam maupun ke luar seperti dengan pihak pemilik proyek dan organisasi operasi.
Sebagai pusat kegiatan perencanaan dan pengendalian dalam aspek biaya, jadwal dan mutu agar sasaran-sasaran yang tercantum dalam kontrak EPK (engineering Pengadaan dan Konstruksi) dapat terpenuhi

Faktor Yang Menentukan Ukuran Tim Inti

Makin besar lingkup kerja makin bertambah jumlah anggota tim inti

Kompleksitas kegiatan proyek; makin kompleks, jumlah keperluan akan makin bertambah
Macam kontrak; pada kontrak harga tidak tetap, umumnya keperluan jumlah tim inti akan naik karena antara lain kegiatan administrasinya meningkat.
Keinginan tim pemilik; adanya keinginan informasi yang lengkap misal: latar belakang evaluasi dan penghitungan peralatan, lelang dll kegiatan.
Faktor geografis dan komunikasi antara lokasi proyek dan kantor pusat.
Adanya kepentingan khusus dari perusahaan misal: untuk mendapatkan kontrak-kontrak baru dimasa depan, dll.

Tugas dan Tanggung Jawab Personel Tim Inti

Manajer Proyek

Memimpin pelaksanaan proyek sesuai kontrak EPK.
Memperhatikan kepentingan perusahaan, kepentingan pemilik proyek dan peraturan pemerintah yang berlaku maupun situasi lingkungan daerah letak lokasi proyek.
Mampu mengelola berbagai macam kegiatan, sejumlah besar tenaga kerja dan tenaga ahli, terutama dalam aspek perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian untuk mencapai sasaran yaitu; jadwal, biaya dan mutu.
Mengintegrasikan dan mensinkronisasikan semua kegiatan menjadi satu kegiatan yang tepadu dalam rangka mencapai sasaran, meliputi:

Bersama-sama dengan bidang hubungan luar atau bidang pemasaran, meletakkan dasar-dasar hubungan dengan pemilik proyek.
Ikut memberikan masukan dalam menyiapkan dokumen usulan lelang.
Ikut serta negosiasi dalam usaha dalam memenangkan lelang

Bila lelang telah dimenangkan maka manajer proyek harus ikut aktif bahkan bertindak sebagai pemimpin dalam hal-hal berikut:

Ikut serta atau memimpin negosiasi kontrak EPK dengan
Menyiapkan organisasi tim inti
Mengidentifikasi dan negosiasi dengan departemen lain untuk pengisian personel tim inti
Memimpin pembuatan rencana pelaksanaan proyek (RPP), atau “project executive plan”
Meninjau kembali standar prosedur kerja ke luar maupun ke dalam yang dimiliki perusahaan, apakah masih sesuai atau perlu perubahan untuk dipakai dalam mengelola proyek yang sedang berlangsung.
Mengadakan rapat pemula pada perusahaan yang kemudian dilanjutkan dengan hak pemilik untuk meninjau kembali semua aspek pelaksanaan mulai dari teknis lingkup proyek, sampai kepada prosedur kerja bagi peserta proyek.
Memimpin kegiatan garis besar perencanaan dan meletakkan dasar sistem pengawasan dan pengendalian.
Mengikuti, mengawasi dan memberi petunjuk kegiatan-kegiatan engineering, pembelian, konstruksi dan start-up, serta melakukan koordinasi dengan departemen fungsional dalam masalah tersebut agar diperoleh keyakinan bahwa semuanya sesuai dengan sasaran proyek.
Mengajukan pembayaran bagi pekerjaan-pekerjaan yang telah terselesaikan sesuai kontrak EPK.
Memimpin pembuatan laporan berkala, mengenai kemajuan pelaksanaan proyek.

Ahli Perencanaan dan Pengendalian

Bertugas menyiapkan perkiraan biaya dan jadwal perencanaan penggunaan dana. Kemudian diteruskan dengan kegiatan pengendalian biaya dan jadwal, seperti: memantau kemajuan pelaksanaan pekerjaan dan memuat prakiraan keperluan dana dan jadwal penyelesaian proyek.

Manajer Teknik

Menyiapkan desain engineering dari lingkup kerja proyek. Hal ini meliputi desain proses, desain mekanikal, spesifikasi dan menyiapkan gambar peralatan dan konstruksi.
Membuat harga bahan (bill of material) untuk pembelian material dan peralatan, paket untuk lelang pembelian dan subkontraktor

Manajer Lapangan

Bertanggungjawab atas semua kegiatan proyek di lapangan, seperti:

Engineering dan pembelian yang dilakukan di lapangan, konstruksi instalasi permanen dan sementara.
Keselamatan kerja.
Keuangan dan akuntansi.
Administrasi umum, perburuhan dan personalia.
Pengawasan dan pengendalian mutu.

Manajer lapangan mewakili perusahaan dalam hubungan dengan pihak ke tiga seperti: instansi pemerintah dan perusahaan swasta.

Ahli Pengadaan Material dan Subkontrak

Bertanggungjawab mengenai pembelian, angkutan dan ekspedisi semua material, peralatan dan sub kontrak untuk proyek, baik dilapangan maupun di kantor pusat.

Kepala Administrasi, Personalia dan Jasa-jasa

Bertanggungjawab atas administrasi, dokumentasi, perburuhan dan personalia proyek dan jasa-jasa.

Ahli Keuangan dan Akuntasi

Mengurus dan bertanggungjawab atas keuangan dan akuntansi umum, pencatatan penggunaan dana serta ikatan-ikatan yang diadakan.
Menyiapkan laporan keuangan kepada pemberi pinjaman dana proyek.

Kepala Pengawasan dan Pengendalian Mutu

Memimpin dan mengkoordinasikan kegiatan pengendalian mutu, baik dikantor pusat, dilokasi proyek maupun dipabrik tempat peralatan dibuat.
Melakukan kegiatan yang bertujuan agar standar mutu memenuhi kontrak EPK.
Memperhatikan ketentuan dan prosedur dari instansi yang berwewenang dalam masalah pengendalian mutu.

Tempat Kedudukan Tim Inti

Di Kantor Pusat : menangani pekejaan-pekerjaan mempersiapkan landasan pelaksanaan, desain dan engineering, menyusun jadwal dan anggaran biaya dan sebagian besar kegiatan pembelian. Tim dikantor pusat dipimpin oleh manajer proyek.
Di lokasi proyek : melaksanakan konstruksi dan pekejaan-pekerjaan lain yang diperlukan seperti: mobilisasi tenaga dan peralatan. Tim dipimpin oleh manajer lapangan.

Personalian Tim Inti

Keberhasilan pelaksanaan proyek akan sangat bergantung pada kualitas mereka yang menanganinya, terutama mereka yang memegang posisi kunci, seperti: pimpinan dan anggota tim inti.

Kualifikasi Manajer Proyek

Berorientasi kuat pada pencapaian tujuan:

Kaya akan inisiatif.
Luwes/fleksibel dalam pendekatan permasalahan tanpa mengorbankan sasaran pokok.
Bersedia memiliki tanggungjawab yang lebih besar dibanding otoritas yang diberikan kepadanya.
Bersifat kritis terhadap tatanan / peraturan / prosedur yang berlaku.

Generalis dan spesialis.

Mempunyai pandangan / wawasan yang luas.
Mempunyai pengalaman yang banyak.
Memiliki pengetahuan teknis yang terinci dan mendalam.
Sebagai spesialis menguasai seluk beluk aspek teknik maupun operasional bidang yang menjadi tanggungjawabnya.

Bergairah menghadapi tantangan
Kegiatan proyek selalu menjumpai banyak persoalan dan hambatan, oleh karena itu pimpinan proyek perlu memiliki sikap yang selalu bersedia dan siap menghadapinya
Menguasai aspek hubungan antar manusia
Manajer proyek beserta tim inti perlu mengadakan kontak dengan berbagai tingkatan lapisan birokrasi dan individu organisasi peserta proyek.
Kekuasaan berasal dari keahlian (expert power) dan (Referent Power)
Kemampuan manajer proyek untuk mengajak peserta proyek melakukan sesuatu sesuai dengan keinginannya karena dianggap memiliki pengetahuan yang lebih luas dalam hal mengkaji dan mengantisipasi akibat sesuatu tindakan tertentu atau kepuasan tertentu dalam menyelenggarakan proyek.
Kemampuan untuk membuat peserta proyek tanggap terhadap keinginan-keinginan karena mereka menghargai dan tertarik atas sikap dan tindakannya yang didasarkan atas pengalaman / hubungan kerja dan pandangannya terhadap mereka.

Pimpinan perusahaan hendaknya memilih seorang manajer proyek dengan latar belakang dan pengalaman yang diperkirakan mampu menumbuhkan dan mengembangkan kekuasaannya berdasarkan keahliannya (expert power) dan (referent power).

Daftar Isi - Manajemen Proyek Listrik