Penjelasan Mengenai Lelang Proyek

Imam Ibnu Badri Manajemen Proyek 08.04

DAFTAR ISI

Paket Lelang

Paket lelang merupakan dokumen penting, karena merupakan sarana resmi pertama yang menghubungkan pemilik dan kontraktor

Disini peserta lelang diberi kesempatan untuk mengajukan penawaran harga dan memberikan keterangan-keterangan lain yang diminta oleh pemilik

Paket lelang umumnya terdiri dari:

Surat undangan untuk mengikuti lelang dari pemilik kepada kontraktor atau beberapa kontraktor.
Dokumen petunjuk lelang atau dikenal sebagai “Instruction to bidders".
Dokumen rancangan kontrak EPK.

1. Surat undangan lelang

Undangan ikut peserta lelang.
Penjelasan singkat lingkup kerja proyek.
Rencana jadwal pelaksanaan dan lokasi proyek.
Macam kontrak yang akan digunakan (harga tetap, harga tidak tetap, atau kombinasi)
Penjelasan kriteria yang akan dipakai dalam menentukan pemenang, misalnya harga terendah yang memenuhi persyaratan teknis, jadwal terbaik dan keikutsertaan (%) tenaga dan material dalam negeri.

2. Dokumen petunjuk lelang

Harga penawaran dan cara pembayarannya.
Mata uang yang dikehendaki.
Pajak, asuransi dan eskalasi.
Perkecualian atau pilihan / usulan yang mungkin ada.

Aspek-aspek Teknis, Organisasi, Pengalaman dan Prestasi

Organisasi dan tenaga ahli yang tersedia.
Pengalaman pada pekerjaan yang sejenis.
Pekerjaan-pekerjaan yang sedang dilaksanakan (work load).
Jadwal pelaksanaan yang diusulkan.
Program pengendalian jadwal, biaya dan mutu yang hendak dicapai, pelaporan pemantauan dan sistem pendukung; seperti komputer.

Dokumen rancangan Kontrak

Merupakan rencana kontrak yang akan dipakai dalam penyelenggaraan proyek.
Membantu dalam menyusun penawaran yang realistis.
Dokumen petunjuk lelang, dokumen rancangan kontrak EPK dan surat undangan untuk ikut lelang merupakan satu paket lengkap

Lelang

1. Lelang terbuka

Diumumkan kepada masyarakat luas untuk mengikuti lelang dan mengundang mereka yang memenuhi syarat-syarat atau peraturan yang berlaku.
Peserta lelang mengajukan penawaran atas pekerjaan tertentu
Pemilihan pemenang didasarkan atas harga penawaran terendah yang memenuhi syarat-syarat teknik yang telah ditentukan

2. Negosiasi

Suatu lelang terbuka kemudian kepada dua atau tiga penawar terendah yang memenuhi syarat teknis diadakan negosiasi untuk menentukan pemenang

3. Lelang terbatas

Mengundang sejumlah terbatas kontraktor yang menurut catatan dan keterangan-keterangan lain secara potensial memiliki kemampuan melaksanakan pekerjaan yang akan dilelang

4. Penunjukan langsung

Menunjuk langsung kontraktor atas pekerjaan tambahan yang telah dilakukan dengan baik

Praseleksi

Praseleksi diadakan dengan maksud agar peserta yang mengikuti lelang telah memiliki syarat-syarat minimal yang diperlukan sebagai kontraktor utama

Pada proses ini penelitian yang dilakukan terhadap peserta meliputi hal-hal sebagai berikut :

Keadaan keuangan perusahaan tahun-tahun terakhir.
Tim manajemen dan tenaga ahli yang dimiliki.
Jumlah pekerjaan yang sedang ditangani.
Pengalaman kerja dalam membangun instalasi industri sejenis, kapan, berapa besar dan dimana

Rapat Klarifikasi dan Kunjungan ke Lokasi Proyek

Beberapa hari setelah menerima dokumen lelang, para peserta lelang diberi kesempatan untuk mengunjungi lokasi proyek, maksudnya untuk mengetahui dari dekat keadaan lokasi sesungguhnya.

Dengan demikian mereka dapat memiliki gambaran lebih lengkap tentang hal-hal yang mungkin tidak tercantum dalam dokumen lelang seperti :

Fasilitas prasarana
Transportasi dan
Komunikasi di lokasi

Dalam rapat, peserta berkesempatan menanyakan hal-hal yang ada dalam dokumen lelang dan hal-hal yang berhubungan dengan hasil kunjungan lokasi.

Pertanyaan dan jawaban yang berbobot akan dicatat dan menjadi bagian dari dokumen lelang.

Administrasi Lelang dan Pembukaan lelang

Garis besar kegiatan administrasi lelang terdiri dari :

Menjaga agar tiap peserta lelang menerima dokumen yang sama isi maupun jumlahnya
Kelengkapan catatan peserta yang hadir dan menerima dokumen, nama, alamat, nama perusahaan, tanggal penerimaan dan uang lelang yang telah dibayar
Menyimpan copy dokumen maupun surat-surat yang dikeluarkan dan diterima
Bila terjadi perubahan pada spesifikasi atau gambar-gambar pada dokumen lelang yang dilakukan pemilik setelah dokumen-dokumen tersebut dibagikan, agar semua peserta diberitahu dan dipastikan bahwa pemberitahuan tersebut telah mereka terima
Pada rapat klarifikasi, bila terdapat keterangan-keterangan tambahan dari pihak pemilik, agar diberikan kepada semua peserta dalam bentuk tertulis dan akan merupakan bagian dari dokumen lelang

Administrasi pembukaan lelang

Memeriksa dan mencatat kehadiran panitia lelang dan peserta lelang. Diperiksa cukupkah anggota lelang yang hadir yang dipersyaratkan oleh peraturan
Menerima dan mencatat dokumen penawaran dari peserta lelang, pastikan bahwa kesemuanya masih tertutup rapat. Juga meneliti apakah jaminan lelang telah diterima.
Membuka dokumen penawaran didepan panitia dan peserta lelang, dan menuliskan dipapan tulis angka-angka penawaran dan lain keterangan yang dianggap perlu

Mengkaji penawaran

Pengkajian dilakukan oleh pemilik dengan membentuk tim yang anggotanya terdiri dari tenaga-tenaga ahli di bidangnya masing-masing, misalnya :

Bidang hukum
Engineering
Kontrak administrator
Ahli anggaran dan jadwal (cost and schedule engineer)
Ahli pembelian, dll.

Bila lingkup kerja proyek cukup besar, pimpinan perusahaan pemilik biasanya menunjuk manajer proyek sebagai ketua tim pengkajian dengan tugas memimpin dan mengkoordinasikan semua kegiatan pengkajian sampai menjadi satu paket usulan pemenang dan diajukan kepada pimpinan perusahaan

Mengkaji penawaran dengan dua analisa

Analisa kuantitatif
Analisa kualitatif

Analisa kuantitatif

Apakah penawaran yang diajukan para peserta lelang pada tanggal pembukaan dokumen lelang atau angka awal
Apakah terdapat alternatif yang diajukan oleh peserta. Bila ada berapa besar dampaknya terhadap angka awal
Apakah peserta telah mengajukan penawaran sesuai dengan dokumen lelang? Apakah terdapat usulan-usulan lain yang bersifat pengurangan atau penambahan lingkup kerja atau spesifikasi proyek? Bila ada berapa besar dampaknya terhadap angka awal
Bagaimana jadwal penyelesaian proyek yang diajukan
Angka akhir yang diperoleh dari angka awal yang mengalami perubahan disebabkan oleh dampak analisis di atas kemudian dibandingkan untuk setiap penawaran

Contoh : Analisis kualitatif dalam usaha memilih kontraktor utama

Pengajuan pemenang didasarkan atas peserta yang mengajukan harga analisis terendah (“ the lowest evaluated price”) yang memenuhi syarat teknik dan mempertimbangkan bobot kualitatif.

Letter of intent

Sambil menunggu adanya kontrak EPK resmi, yang memerlukan beberapa waktu untuk persiapannya, biasanya pemilik mengeluarkan surat “ Letter of intent” agar kontraktor utama dapat segera mulai bekerja.
Pemilik memberikan wewenang kepada kontraktor utama untuk mulai mengerjakan bagian dari lingkup proyek dengan batas biaya yang ditentukan
Rincian lingkup kerja dan gambar-gambar yang bersangkutan perlu dilampirkan pada letter of intent

Tanda jaminan

Jaminan lelang: untuk melindungi pemilik dari kegiatan keuangan yang terjadi bila pemenang lelang mengundurkan diri.
Mekanisme yang ditempuh adalah para peserta lelang diwajibkan menyerahkan tanda jaminan yang dapat berupa garansi bank kepada pemilik pada waktu menerima dokumen lelang.
Jaminan lelang dapat diambil oleh pemilik proyek bila satu dan lain hal tidak bersedia menerima pekerjaan yang telah dimenangkan dalam lelang.
Jaminan prestas
Bentuk jaminan lain yang sering dijumpai dalam proyek kapital pembangunan industri adalah jaminan prestasi. Maksud jaminan ini adalah untuk melindungi pemilik terhadap kemungkinan kontraktor utama oleh suatu sebab tidak memenuhi kewajibannya seperti telah ditentukan dalam kontrak EPK, misalnya: menghentikan pekerjaan karena kesulitan keuangan.
Jaminan pembayaran
Dimaksudkan untuk melindungi sub kontraktor dan rekanan jika kontraktor utamatidak melakukan pembayaran pada waktu dan jumlah yang telah dijanjikan dalam kontrak mereka, sedangkan barang dan jasa telah diserahkan dan dikerjakan sesuai dengan ketentuan.
Jaminan subkontraktor
Dalam hal ini kontraktor utama, untuk melindungi dirinya dalam masalah kerugian keuangan yang diakibatkan oleh sub kontraktor yang tidak dapat melaksanakan pekerjaan sesuai dengan kontrak yang telah mereka setujui, memerlukan suatu jaminan prestasi dari sub kontraktor.

Daftar Isi - Manajemen Proyek Listrik